展示会動画の制作期間・スケジュール完全ガイド｜WBSテンプレ付き

「会期まで、あと6週間。動画は必要だけど、社内の承認はどう回す？撮影は本当にやる？——」余裕をもってスタートしたはずの展示会の準備は、なぜかいつも慌ただしくなりがちです。

この記事は、展示会向けの動画を制作するためのスケジュールとして、“理想論”でなく現実に回る進め方にこだわりました。

ぜひご一読いただき、これからの動画制作の参考にしてください。

この記事の要点

• 結論：展示会動画の標準的な制作期間は約6～8週間。ただし、これは発注側の協力と迅速な意思決定が前提。
• 目安：短納期なら約4週間、既存素材を活用した特急対応なら約2週間でも可能だが、相応の制約と追加コストが発生する。
• 注意点：最も遅延しやすいのは「承認・修正」工程。事前に関係者を絞り、フィードバックのルールを明確化することが成功の鍵。
• 次の一歩：まずは「会期日から逆算したスケジュール表」で全体像を把握し、動画の目的を明確にすることから始めましょう。詳しくは展示会動画の目的設計ガイドで解説しています。

制作期間の結論と全体像（標準・短納期・特急の3モデル）

展示会動画の制作期間は、動画の内容や制作体制によって大きく変動します。ここでは、典型的な3つのモデルを提示し、それぞれの前提条件や注意点を解説します。

モデル	期間	前提条件	クリティカルパス	修正回数目安
標準モデル	約8週間	企画から丁寧に進行。関係者との合意形成を重視。	構成案のFIX、初稿の承認	2回
短納期モデル	約4週間	承認者2名以内、48時間以内のFB、修正指示は1回に集約。	素材提供、初稿承認	1〜2回
特急モデル	約2週間	既存アセットの活用、撮影なし、修正は軽微なもの1回のみ。	素材提供、構成FIX	1回

標準モデル（約8週間）— 品質とスケジュールのバランス重視

品質を担保しつつ、現実的なスケジュールで進行する最も一般的なモデルです。企画から撮影、編集、修正まで、各工程で十分な時間を確保します。

W1〜2は「目的・KPI・サイネージ仕様」を握り切る期間。W3〜4でデザイン/編集の仮組み、W5で初稿、W6〜7で修正、W8で実機テストと最終チェック。“最初の2週で迷いを潰す”ほど、後ろの修正が軽くなります。

短納期モデル（約4週間）— 迅速な意思決定が必須

「出展まで時間がないが、クオリティは妥協したくない」という場合に選択されるモデル。発注側の協力体制と、迅速なフィードバックが成功の鍵となります。

W1に構成とメッセージを一気に確定。W2で初稿、W3で修正、W4で納品＆実機。承認者は2名以内／48時間以内のフィードバック固定が鉄則。“悩みは会議ではなく原稿に書く”が合言葉です。

特急モデル（約2週間）— 既存アセット活用が前提

緊急対応のモデル。新規撮影は行わず、既存の動画素材や3DCG、Webサイトの画像などを最大限に活用して制作します。

撮影は原則なし。既存のBロール・3DCG・製品画像を棚卸しして即日共有。Day3で初稿、Day5で修正、Day10で書き出し・実機。“完璧より完了”の判断軸を共通言語に。

展示会向け動画制作における、工程詳細と役割分担（発注側/制作会社/施工会社）

企画・要件定義（目的/KPI/サイネージ仕様FIX）

このフェーズが最も重要です。動画の目的（集客、滞留、商談化）を明確にし、KPI、動画の役割を設定します。また、展示ブースの施工会社と連携し、サイネージ・ディスプレイの位置を確定させます。

素材準備/撮影/制作（MG/実写）

企画内容に基づき、モーショングラフィックス（MG）や実写撮影を行います。発注側は、製品の3DCGデータやロゴデータ、既存の動画素材などを速やかに提供する必要があります。

レビュー・修正（初稿→2稿→最終／修正ルール）

制作会社から提出された初稿に対し、フィードバックを行います。修正指示は、関係者の意見を集約し、担当者が一元化して伝えることが重要です。

書き出し・実機テスト・納品

最終版の動画を、サイネージの仕様に合わせて書き出します。納品後は、必ず展示会本番で使用する機材で再生テストを行い、問題がないかを確認します。

週次ガントチャート（サンプル表）

ここでは、標準的な「8週間モデル」のガントチャートをサンプルとして示します。タスクの依存関係と担当者を明確にすることが、プロジェクト成功の第一歩です。

8週間モデル（WBS × 週次タスク × 担当）

WBS	タスク	W1	W2	W3	W4	W5	W6	W7	W8	担当
1.企画	目的/KPI設定、仕様FIX	●								発注/制作
1.企画	構成案/絵コンテ作成		●							制作
1.企画	構成案FIX		●							発注側
2.制作	素材準備/提供			●						発注側
2.制作	デザイン/編集			●	●					制作
2.制作	初稿提出					●				制作
3.修正	初稿レビュー					●				発注側
3.修正	2稿制作						●			制作
3.修正	2稿レビュー						●			発注側
4.納品	最終版制作							●		制作
4.納品	実機テスト								●	発注/施工

4週間モデル（短縮の要点）

4週間モデルでは、各工程を並行して進める必要があります。例えば、W1で構成案を作成しつつ、発注側はW2の素材準備を前倒しで進めます。レビュー期間も各3日以内に限定するなど、タイトな進行が求められます。

WBS	タスク	W1	W2	W3	W4	担当
1.企画	目的/KPI設定、仕様FIX	●				発注/制作
1.企画	構成案/絵コンテ作成	●				制作
1.企画	構成案FIX		●			発注側
2.制作	素材準備/提供		●			発注側
2.制作	デザイン/編集		●	●		制作
2.制作	初稿提出			●		制作
3.修正	初稿レビュー			●		発注側
4.納品	最終版制作				●	制作
4.納品	実機テスト				●	発注/施工

2週間モデル（制約と割り切り）

2週間モデルは、実質的に「編集・修正」のみの工程です。W1前半で既存アセットを支給し、構成をFIX。W1後半で初稿を提出し、即日レビュー。W2で修正と納品を完了させます。品質よりも「間に合わせること」が最優先されます。

WBS	タスク	W1	W2	担当
1.企画	目的/KPI設定、仕様FIX	●		発注側
1.企画	構成案/絵コンテ作成	●		発注側
1.企画	構成案FIX	●		発注側
2.制作	素材準備/提供	●		発注側
2.制作	デザイン/編集		●	制作
2.制作	初稿提出		●	制作
3.修正	初稿レビュー		●	発注側
4.納品	最終版制作		●	制作
4.納品	実機テスト		●	発注/施工

承認・修正を遅延させない仕組み

プロジェクトの遅延原因の9割は、承認・修正工程にあります。これを防ぐための実務的な仕組みを3つ紹介します。

承認者の集約 / FB様式（テキスト一元化）

最終承認者を事前に1〜2名に絞り込みます。関係各所からのフィードバックは、必ずプロジェクト担当者がExcelやスプレッドシートに集約し、制作会社には一本化されたテキスト情報として渡すルールを徹底します。

修正回数と範囲の合意

キックオフの段階で、「初稿提出後の修正は2回まで」のように、修正回数と、その範囲（例：テロップ修正は可、構成変更は不可）を明確に合意しておきます。これにより、無限の修正ループやスコープ外の要求を防ぎます。

バッファ設定（全体の10〜20%）

どれだけ緻密な計画を立てても、不測の事態は起こり得ます。全体のスケジュールに対し、10〜20%程度のバッファ（予備日）を設けておくことで、軽微な遅れを吸収し、最終的な納期遵守の確度を高めます。

会期日からの逆算テンプレ

展示会動画のプロジェクトは、会期日から逆算して計画を立てるのが鉄則です。以下に、標準的な8週間モデルをベースにした逆算チェックリストを記載します。

• T-56（8週間前）：制作会社へ打診、オリエンテーション実施。目的・予算・KPIのすり合わせ。
• T-28（4週間前）：構成案・絵コンテFIX。撮影が必要な場合はこの時期までに完了。編集作業が本格化。
• T-14（2週間前）：初稿レビューとフィードバック。修正指示を一元化して提出。
• T-7（1週間前）：最終版の動画データ納品。
• T-1（前日）：展示会場での設営。実機での最終再生テスト。バックアップの確認。
• 当日：安定したループ再生を確認。ブーススタッフへの操作説明。
• 会期後：お礼メールでの動画活用、Webサイトへのアーカイブ掲載。

短納期で間に合わせるテクニック

「どうしても時間がない」という状況でも、諦めるのはまだ早いです。ここでは、短納期を実現するための3つの実践的なテクニックを紹介します。詳細は短納期で間に合わせる工程設計の記事でも解説しています。

既存アセット流用（3DCG/過去動画/Web画像）

最も効果的な時間短縮方法は、新規の素材制作をゼロにすることです。製品紹介サイトの画像、過去の動画のBロール、製品の3DCGデータなど、手持ちの資産を棚卸ししましょう。これらを組み合わせるだけでも、十分に魅力的な動画は制作可能です。

デザインテンプレートや購入素材の活用

多くの制作会社は、過去に制作したデザインのテンプレートを保有しています。また、購入素材を活用することで、企画・デザイン工程を大幅に圧縮できます。

撮影を行う最小構成（半日×1・インタビュー中心）

どうしても実写が必要な場合は、撮影規模を最小限に抑えます。例えば、撮影を「半日×1回」に限定し、製品のデモや開発者インタビューなど、要点を絞った撮影に集中します。これにより、撮影準備やロケハンにかかる時間を削減できます。

納品仕様と実機検証（落とし穴集）

動画データが完成しても、それが展示会場で正しく再生されなければ意味がありません。ここでは、納品ファイルの仕様や、現場での再生テストにおける「落とし穴」を解説します。

推奨出力（MP4/H.264/AAC/1920×1080・10〜20Mbps）

最も汎用性が高く、トラブルが少ない納品仕様は以下の通りです。制作会社に依頼する際は、この仕様をベースに、使用するサイネージのスペックに合わせて調整してもらいましょう。

項目	推奨仕様	ポイント
ファイル形式	MP4	最も汎用性が高いコンテナ形式。
映像コーデック	H.264/AVC	圧縮率と画質のバランスに優れる標準的なコーデック。
音声コーデック	AAC	無音動画でも音声トラックを含んだ形式が一般的。
解像度	1920×1080	フルHD。縦型サイネージの場合は1080×1920。
ビットレート	10〜20Mbps	画質とファイルサイズのバランスが良い。これより低いと画質が荒れる可能性。

推奨納品仕様チェック表 ループ設定/無音前提/輝度・コントラスト

展示会動画特有の注意点です。

動画の最初と最後を自然につなぎ、ループ再生時に違和感がないように編集します。

また、無音で再生されることを前提に、テロップやグラフィックだけでも情報が伝わるように設計します。会場の照明は明るいため、PC画面で見るよりも輝度やコントラストを若干高めに設定すると、視認性が向上します。

当日トラブル対策（バックアップ/電源/簡易マニュアル）

• バックアップ：動画ファイルを入れたUSBメモリを複数本用意。再生用PCも予備機があると万全。
• 電源管理：PCのスリープモードやスクリーンセーバーは全てOFFに。電源ケーブルが抜けないよう、養生テープで固定。
• 簡易マニュアル：再生手順やトラブルシューティングをまとめたA4一枚程度のマニュアルを用意し、ブーススタッフ全員が対応できるようにしておく。

よくある質問

展示会動画の制作期間はどのくらい？

標準的な制作期間は約6～8週間です。ただし、これは発注側の協力と迅速な意思決定が前提となります。短納期の場合は約4週間、既存素材を活用した特急対応なら約2週間でも可能ですが、相応の制約と追加コストが発生します。

制作スケジュールが遅延する最も多い原因は？

最も多い原因は「承認・修正」工程の遅延です。関係者の意見調整に時間がかかったり、後からスコープ外の修正要求が出たりすることで、スケジュールが大幅に圧迫されるケースが後を絶ちません。

会期まで1ヶ月を切ってしまった場合、どうすればいい？

まずは制作会社に相談しましょう。既存の動画素材や製品の3DCGデータ、Webサイトの画像などを活用する「特急モデル」であれば、約2週間での制作も可能です。品質よりも「間に合わせること」を最優先とした進行となります。

制作会社への見積もり依頼はいつ頃がいい？

会期の3ヶ月前、遅くとも2ヶ月前には依頼するのが理想的です。複数の会社から見積もりを取り、比較検討する時間を考慮すると、早めに動き出すに越したことはありません。

ブース施工会社と制作会社、どちらに先に相談すべき？

両者に同時並行で相談するのがベストです。動画の仕様はブースの設計に、ブースの設計は動画の見せ方に影響するため、三者間で情報を密に連携させながら進めるのが成功の鍵です。

まとめ：成功するスケジュール管理チェックリスト

• 動画の目的（集客/滞留/商談化）は明確か？
• 会期日から逆算したスケジュールを立てているか？
• サイネージの仕様（解像度/比率/輝度）は確定しているか？
• 承認者は1〜2名に絞られているか？
• 修正回数と範囲のルールは合意できているか？
• 全体の10〜20%のバッファを確保しているか？
• 実機での再生テストは計画されているか？

これらのポイントを押さえ、計画的にプロジェクトを進めることが、展示会動画を成功に導く鍵となります。より詳細な戦略については、展示会動画の目的設計ガイドも併せてご覧ください。